英語のビジネスメールで使える文例をまとめてみた

このページでは、英文のビジネスメールにおける文例集を紹介しています。

日々のビジネスでの英文メール作成に役立てていただければと思います。

なお、以下のページも合わせてご覧ください。
>>「お世話になっております」は英語にどう訳す?英文メールでの表現は?
>>「お疲れ様です」は英語にどう訳せば良い?英文メールやレターでの表現

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>>英語力と年収の関係まとめ!自分の適正年収を知ろう!

ビジネスメールで使える宛名の文例


山田様

男性の場合 ⇒ Dear Mr. Yamada,
女性の場合 ⇒ Dear Ms. Yamada,

性別が分からない場合は「Dear Yamada-san,」のように日本式表記に逃げてしまっても大丈夫です。

ご担当者様

男性の場合 ⇒ Dear Sir,
女性の場合 ⇒ Dear Madam,
性別不明の場合 ⇒ Dear Sir/Madam,

相手の氏名が分からない場合は、このように「Sir」や「Madam」を使うことができます。

関係各位

⇒ To whom this may concern,

直訳すると、「これが関係するであろう人へ」となります。

便利な定型表現ですので覚えておきましょう。

既に知っている相手の場合

これまでに紹介した宛名は、形式ばった言い方です。

既にお互いに知っているような相手に対しては、以下のようになります。

⇒ Mr. Yamada,
⇒ Dear Taro,
⇒ Hi Taro,
⇒ Taro,
⇒ Yamada-san,

日系企業の現地社員など、日本人とのやり取りが多い人であれば、”苗字”-san という呼び方を使ってくる人も結構多いです。

“苗字”-san であれば、性別によってMr.やMs.を使い分けなくても良いので、その点は便利ですね。

ビジネスメールで使える文頭の挨拶の文例

私の名前は山田です。

⇒ My name is Yamada.
⇒ I am Yamada.

初めてメールする相手に対しては、簡単な自己紹介を忘れないようにしましょう。

お世話になっております。/お疲れ様です。

これらの表現は極めて日本的な表現で、英文メールではこのようにワンクッション置くことは少なく、いきなり本題に入ることが多いです。

何も書かなくても良いのですが、もしワンクッション置きたいのであれば、以下のような文章で繋げると良いかと思います。

⇒ Thank you for your ongoing support.
⇒ Thank you for your cooperation.

なお、以下のページも是非ご覧ください。
>>「お世話になっております」は英語にどう訳す?英文メールでの表現は?
>>「お疲れ様です」は英語にどう訳せば良い?英文メールやレターでの表現

お元気ですか。

⇒ How are you?

相手をいたわる一言ですが、記載しなくても特に問題はありません。

お元気のことと思います。

⇒ I hope you are well.

上のフレーズ同様、記載しなくても特段問題はないでしょう。

おはようございます。(午前)

⇒ Good morning.

相手国との時差がある場合でも、日本の時間をベースに挨拶してしまって構いません。

もし気になるのであれば、「Good morning from Japan.」というように表現してもいいかもしれませんね。

こんにちは。(午後)

⇒ Good afternoon.

正午以降はこの挨拶を使うようにしましょう。

こんばんは。(夜)

⇒ Good evening.

Good nightは寝る前やメールの終わりの挨拶なので注意してください。

たまに間違えている人を見掛けます。

週末はどうでしたか。

⇒ How was your weekend?

月曜日の朝にメールする場合などに使えるフレーズです。

良い週末を過ごされたかと思います。

⇒ I hope you had a great weekend.

こちらも上記と同様に月曜に使えるフレーズです。

会話の引き出しをたくさん持っておくと、色々と役に立ちますよ。

ビジネスメールで使える書き出しの文例

このメールの目的はXXXをお知らせするためです。

⇒ The purpose of this e-mail is to let you know XXX.

まずは、何のためにメールしたのかという目的を記載しましょう。

このメールの目的はXXXについて質問するためです。

⇒ The reason why I am writing this e-mail is to ask some questions about XXX.

上記フレーズの他、このような表現方法もあります。

返信ありがとうございます。

⇒ Thank you for your reply.
⇒ Thanks for the response.

相手のメールに対してお礼をするときに使いましょう。

返信が遅くなり申し訳ございません。

⇒ I am sorry for the delay in my reply.
⇒ I apologize for the late reply.

外国人は日本人に比べてクイックレスポンスを重視する傾向にあります。

返信が遅くなった場合は一言付け加えておくと丁寧です。

メールを転送します。

⇒ I am going to forward the e-mail to you.

他人からのメールを転送する場合に便利な表現です。

メールを転送いただきありがとうございます。

⇒ Thank you for forwarding the e-mail to me.

メールを転送してもらった際のお礼文例です。

迅速な対応をありがとうございます。

⇒ Thank you very much for your quick response.
⇒ I appreciate your swift action.

素早い対応に対してお礼するときのフレーズです。

ビジネスメールで使える本文フレーズあれこれ

XXXのファイルを送ってください。

⇒ Please send me a file of XXX.

あるファイルを送ってほしいときに役立つ表現です。

XXXのファイルを添付します。

⇒ Attached is the file of XXX.
⇒ I have attached the file of XXX.

こちらからファイルを送る際にこのフレーズを付け加えておくと丁寧です。

XXXのファイルを添付しますので、ご確認ください。

⇒ Attached to this email, please find the file.

内容を確認する際、「find」という表現がよく使われます。

私はファイルをまだ受け取っていません。

⇒ I still have not received the file.
⇒ I have yet to receive the file.

ファイルを催促する場合や、ファイルの送信エラーがあった場合に使いたい表現ですね。

資料をお送りいただきありがとうございます。

⇒ Thank you for sending me the file.

ファイルを送ってもらったらお礼をしましょう。

XXXについて質問があります。

⇒ I have questions about XXX.
⇒ Please let me ask some questions about XXX.

本文の中で質問を切り出したいときのフレーズです。

ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。

⇒ I am sorry for bothering you.
⇒ I apologize for troubling you.
⇒ I am sorry for the inconvenience.

お詫びの表現です。

日本人は少し過剰に謝りすぎる傾向にあるので、使い過ぎに注意しましょう。

お手数をお掛けしますが、宜しくお願いします。

「お手数をお掛けします」というニュアンスを英語で直接的に表現することは難しいので、

⇒ Your cooperation will be greatly appreciated.
⇒ Would you take a moment to XXX?

というような表現をされると良いかと思います。

分かりました。

⇒ Noted.
⇒ I understand.

簡単に「了解です」ということを伝えたい場合は、「Noted.」だけで大丈夫です。

私の理解が正しいか確かめさせてください。

⇒ Let me clarify my understanding.

自分の認識で正しいか、誤解が無いかを確かめたいときに便利なフレーズです。

私はXXXと理解しています。

⇒ My understanding is that XXX.

自分の認識を相手に伝えるときの表現です。

もし間違っていたら指摘してくれるはずですね。

私の理解は正しいでしょうか。

⇒ Is my understanding correct?

あやふやなポイントが少しでもあれば、しっかり確認しましょう。

もし認識が誤っていたら教えてください。

⇒ Please let me know if my understanding is wrong.

間違いがあれば教えてほしいことを伝える際のフレーズです。

いくら確認してもしすぎることはありませんので、不明点はしっかりと解消するようにしましょう。

もし認識が誤っていたら修正してください。

⇒ Please correct me if my understanding is wrong.

ファイルの内容などを修正してほしいときには、このように伝えるとお互いの手間が省けますね。

XXXしていただけると助かります。

⇒ It would be nice if you could XXX.

控えめに依頼するときには非常に便利な英語表現です。

それを聞いて安心しました。

⇒ I was relieved to hear that.

心配していたことが解消したときに使いましょう。

割と結構な頻度で使えます。

もっと詳しく教えてください。

⇒ Please let me know more details.
⇒ I would like you to tell me more about that in detail.

より詳細な情報を欲しいときに役立つフレーズです。

私は今日オフィスにはいません。

⇒ I am out of office today.

「I」の部分を「He」などに変えることで、かなり頻繁に使える表現かと思います。

明日返信します。

⇒ I will reply tomorrow.

少し後に返信することを伝えるフレーズです。

こちらも頻出です。

もうこれ以上こちらからの要求事項はありません。

⇒ I have no further requirement about it.

資料を色々修正してもらった後、これでOKですよーと伝えたいような場合に使えます。

XXXできるかどうか教えてください。

⇒ Let me know if you can XXX.

直接的にお願いしにくいときは、このように間接的に聞いてみることも大切です。

すぐに返信いただけると助かります。

⇒ I would appreciate your prompt reply.

急いでいる時には是非とも使いたいフレーズですね。

出来るだけ早く返信してください。

⇒ Please reply as soon as possible.

上と同じような内容ですが、こちらの方が一般的な表現です。

ただ、上のフレーズの方がより丁寧ですね。

返信をお待ちしております。

⇒ I am looking forward to hearing from you.

相手に何らかの返信をしてほしいときには、このフレーズを付け加えておくことで、相手側は返信しなければならないことを認識できます。

ビジネスメールで使える締めの挨拶の文例

いつもご協力ありがとうございます。

⇒ Thank you for your continued cooperation.

ひとつの案件について長い間お世話になっている場合には、文末でこのようにお礼をしましょう。

ご不明な点があればお知らせください。

⇒ Please contact me if you have any questions.
⇒ Please call me if there is anything unclear.

日本語のメールでも決まり文句ですね。

英文メールではこのように表現することになります。

もし問題がありましたらお知らせください。

⇒ Please let me know if you have any problems.

適宜、このような表現を文末に付け加えておくと丁寧ですね。

良い週末をお過ごしください。

⇒ I hope you have a nice weekend.
⇒ Please enjoy your weekend.

金曜日の終業間際に駆け込みでメールを送る場合などに使えるフレーズですね。

ビジネスメールで使える結びのフレーズ

一般的な結び

⇒ Regards, / Best regards,

最もよく使われる結びの一言ですね。

ややフォーマルな結び

⇒ Sincerely, / Sincerely yours,

宛先に偉い人がいたり、非常に多くの人に対してメールを送る場合に使われることが多いです。

非常にフォーマルな結び

⇒ Respectfully, / Respectfully yours,

このような表現もありますが、私はこれまでビジネスメールでは見たことがありません。

通常のビジネスメールであれば、「Regards,」 や 「Best regards,」 で全く問題無いかと思います。

まとめ

以上、ビジネスメールに使えるフレーズ文例集でした。

是非これらを有効活用して、時間節約や業務改善に活かしてください。

ビジネスに関連する、以下の記事も是非参考にしてみてくださいね。
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