このページでは、英文のビジネスメールにおける文例集を紹介しています。
是非、ビジネスでの英文メール作成に役立てていただければと思います。
なお、以下のページもあわせてご覧ください。
＞＞ビジネスに関する英語の略語一覧40選！M&AやISOって何の略？
ビジネスメールで使える宛名の文例
まずは、メールの宛名における文例を紹介していきます。
メールを開いて最初に目に入るポイントなので、自然な表現ができると良いですね。
それでは、早速見ていきましょう。
山田様
男性の場合 ⇒ Dear Mr. Yamada,
女性の場合 ⇒ Dear Ms. Yamada,
性別が分からない場合は「Dear Yamada,」のような表記でも大丈夫です。
また、日系企業であれば「Dear Yamada-san,」と表現することもあります。
ご担当者様
男性の場合 ⇒ Dear Sir,
女性の場合 ⇒ Dear Madam,
性別不明の場合 ⇒ Dear Sir/Madam,
社外に対して用いるような丁寧な表現です。
相手の氏名が分からない場合は、このように「Sir」や「Madam」を使うことができます。
関係各位
⇒ To whom this may concern,
直訳すると、「これが関係するであろう人へ」となります。
便利な定型表現ですので、是非覚えておきましょう。
既に知っている相手の場合
これまでに紹介した宛名は、形式ばった言い方です。
既にお互いに知っているような相手に対しては、以下のようになります。
⇒ Mr. Yamada,
⇒ Dear Taro,
⇒ Hi Taro,
⇒ Taro,
⇒ Yamada-san,
日系企業の現地社員など、日本人とのやり取りが多い人であれば、”苗字”-san という呼び方を使ってくる人も結構多いかと思います。
“苗字”-san であれば、性別によってMr.やMs.を使い分けなくても良いので、その点は便利ですね。
ビジネスメールで使える文頭の挨拶の文例
次は、メール文頭の挨拶に関する英語表現です。
日本では「お世話になっております」や「お疲れ様です」のような表現がよく用いられますが、英文メールではいきなり用件に入ることも珍しくありません。
参考までに目を通しておいていただければと思います。
私の名前は山田です。
⇒ My name is Yamada.
⇒ I am Yamada.
自分の氏名を伝えるための表現です。
初めてメールする相手に対しては、簡単な自己紹介を忘れないようにしましょう。
お世話になっております。／お疲れ様です。
これらの表現は極めて日本的な表現で、英文メールではこのようにワンクッション置くことは少なく、いきなり本題に入ることが多いです。
何も書かなくても良いのですが、もしワンクッション置きたいのであれば、以下のような文章で繋げると良いかと思います。
⇒ Thank you for your ongoing support.
⇒ Thank you for your cooperation.
お元気ですか。
⇒ How are you?
相手をいたわる一言です。
記載しなくても特に問題は生じません。
お元気のことと思います。
⇒ I hope you are well.
上のフレーズ同様、記載しなくても特に問題ありませんが、比較的よく使われる表現です。
繋ぎのフレーズとして覚えておくと便利かと思います。
おはようございます。（午前）
⇒ Good morning.
相手国との時差がある場合でも、日本の時間をベースに挨拶してしまって構いません。
もし気になるのであれば、「Good morning from Japan.」というように表現してもいいかもしれません。
こんにちは。（午後）
⇒ Good afternoon.
午後の挨拶フレーズです。
正午以降はこの表現を使うようにしましょう。
こんばんは。（夜）
⇒ Good evening.
ビジネスメールではあまり使うことの無い表現かもしれませんね。
なお、「Good night」は寝る前やメールの終わりの挨拶なので注意してください。
週末はどうでしたか。
⇒ How was your weekend?
日本のビジネスメールではあまり登場しない表現ですね。
月曜日の朝、仕事始めにメールする場合などに使えるフレーズです。
良い週末を過ごされたかと思います。
⇒ I hope you had a great weekend.
こちらも上記と同様、月曜に使えるフレーズです。
「weekend」の部分を「holiday」や「vacation」に変えて応用することも可能ですね。
ビジネスメールで使える書き出しの文例
次は、本題に入る前の繋ぎのフレーズを紹介していきます。
定型表現として使い回せる表現が多いので、簡単なものから是非覚えてみてください。
このメールの目的はXXXをお知らせするためです。
⇒ The purpose of this e-mail is to let you know XXX.
何のためにメールしたのかという目的を伝えるための表現です。
初めてメールする相手に使える表現かと思います。
このメールの目的はXXXについて質問するためです。
⇒ The reason why I am writing this e-mail is to ask some questions about XXX.
上のフレーズの他に、このような表現方法もあります。
あまり使う機会の無い表現かもしれません。
返信ありがとうございます。
⇒ Thank you for your reply.
⇒ Thanks for the response.
相手のメールに対してお礼をするときに使いましょう。
「reply」の部分を応用すれば、様々な物事に対してのお礼を伝えることができます。
返信が遅くなり申し訳ございません。
⇒ I am sorry for the delay in my reply.
⇒ I apologize for the late reply.
国にもよりますが、欧米人は日本人に比べてクイックレスポンスを重視する傾向にあります。
返信が遅くなった場合は一言付け加えておくと丁寧です。
メールを転送します。
⇒ I am going to forward the e-mail to you.
他人からのメールを転送する場合に便利な表現です。
「forward」は、「転送する、回送する」という意味の動詞です。
メールを転送いただきありがとうございます。
⇒ Thank you for forwarding the e-mail to me.
メールを転送してもらった際のお礼文例です。
なお、メールを転送するときの「Fw:」は、「forward」が略されたものです。
迅速な対応をありがとうございます。
⇒ Thank you very much for your quick response.
⇒ I appreciate your swift action.
素早い対応に対してお礼するときのフレーズです。
使えるシーンは多いと思うので、覚えておいて損は無い英語表現です。
ビジネスメールで使える本文フレーズあれこれ
次は、メール本文のフレーズです。
メールの中で最も重要な部分なので、自分の意図を相手に正確に伝えるように心掛けましょう。
XXXのファイルを送ってください。
⇒ Please send me a file of XXX.
特定のファイルを送ってほしいときに役立つ表現です。
ビジネスではよく使う英語フレーズです。
XXXのファイルを添付します。
⇒ Attached is the file of XXX.
⇒ I have attached the file of XXX.
こちらからファイルを送る際にこのフレーズを付け加えておくと丁寧です。
こちらも非常に使える表現です。
XXXのファイルを添付しますので、ご確認ください。
⇒ Attached to this email, please find the file.
ファイルの内容を確認する際には、「find」という表現がよく使われます。
「find」は、「見つける、調べる」という意味の動詞です。
私はファイルをまだ受け取っていません。
⇒ I still have not received the file.
⇒ I have yet to receive the file.
ファイルを催促する場合や、ファイルの送信エラーがあった場合に使える表現です。
「have yet to」は、「まだ～していない」という意味です。
資料をお送りいただきありがとうございます。
⇒ Thank you for sending me the file.
ファイルを送ってもらったらお礼を述べる必要がありますね。
こちらも使用頻度の高い英語フレーズです。
XXXについて質問があります。
⇒ I have questions about XXX.
⇒ Please let me ask some questions about XXX.
本文の中で質問を切り出したいときのフレーズです。
こちらも便利で使えるフレーズかと思います。
ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
⇒ I am sorry for bothering you.
⇒ I apologize for troubling you.
⇒ I am sorry for the inconvenience.
お詫びの表現です。
日本人は少し過剰に謝りすぎる傾向があるので、使い過ぎには注意しましょう。
お手数をお掛けしますが、宜しくお願いします。
「お手数をお掛けしますが、」というニュアンスを英語で直接的に表現することは困難です。
このようなニュアンスを伝えたいのであれば、
⇒ Your cooperation will be greatly appreciated.
⇒ Would you take a moment to XXX?
というような表現をすると良いかと思います。
分かりました。
⇒ Noted.
⇒ I understand.
簡単に「了解です」ということを伝えたい場合は、「Noted.」だけで大丈夫です。
「note」は、「心に留める、注意する」という意味の動詞です。
私の理解が正しいか確かめさせてください。
⇒ Let me clarify my understanding.
自分の認識が合っているか、誤解が無いかを確かめたいときに便利なフレーズです。
「clarify」は、「明らかにする、クリアにする」という意味の動詞です。
私はXXXと理解しています。
⇒ My understanding is that XXX.
自分の認識を相手に伝えるときの表現です。
もし間違っていたら指摘してくれるはずです。
私の理解は正しいでしょうか。
⇒ Is my understanding correct?
あやふやなポイントが少しでもあれば、しっかり確認しましょう。
なお、「collect」と綴ってしまうと「集める」という意味になってしまいます。
スペルミスには注意しましょう。
もし認識が誤っていたら教えてください。
⇒ Please let me know if my understanding is wrong.
間違いがあれば教えてほしいことを伝える際のフレーズです。
不明点はしっかりと解消するようにしましょう。
XXXしていただけると助かります。
⇒ It would be nice if you could XXX.
やや丁寧な表現です。
控えめに依頼するときには非常に便利な英語フレーズです。
それを聞いて安心しました。
⇒ I was relieved to hear that.
心配していたことが解消したときに使いましょう。
こちらも意外と便利で使える表現です。
もっと詳しく教えてください。
⇒ Please let me know more details.
⇒ I would like you to tell me more about that in detail.
より詳細な情報を欲しいときに役立つフレーズです。
「detail」は、「詳細、細部」という意味の名詞です。
私は今日オフィスにはいません。
⇒ I am out of office today.
「out of office」は、不在を伝えるための定番表現です。
「I am」の部分を「He is」や「She is」に変えれば、他の人の不在を伝えることもできます。
明日返信します。
⇒ I will reply tomorrow.
少し後に返信することを伝えるフレーズです。
こちらも頻出フレーズです。
もうこれ以上こちらからの要求事項はありません。
⇒ I have no further requirement about it.
資料を色々修正してもらった後、これでOKと伝えたい場合などに使えます。
「further」は、「さらなる、それ以上の」という意味の形容詞です。
XXXできるかどうか教えてください。
⇒ Let me know if you can XXX.
直接的にお願いしにくいときは、このように間接的に聞いてみると良いですね。
こちらも使いこなせると便利なフレーズです。
すぐに返信いただけると助かります。
⇒ I would appreciate your prompt reply.
丁寧な表現です。
急いでいることを目上の人に伝えたいときには、是非とも使いたいフレーズですね。
出来るだけ早く返信してください。
⇒ Please reply as soon as possible.
上と同じような内容ですが、こちらの方が一般的な表現です。
「as soon as possible」は頻出フレーズです。
返信をお待ちしております。
⇒ I am looking forward to hearing from you.
相手に何らかの返信をしてほしいときには、このフレーズを付け加えておきましょう。
相手側は返信しなければならないことを認識することができます。
ビジネスメールで使える締めの挨拶の文例
次は、メール末尾の締めの挨拶です。
こちらもある程度パターン化できるかと思いますので、使いやすい表現を数個覚えておくと便利です。
いつもご協力ありがとうございます。
⇒ Thank you for your continued cooperation.
メール末尾の「よろしくお願いします」の代わりとしても使える表現です。
ひとつの案件について長い間お世話になっている場合には、文末でこのようにお礼をしましょう。
ご不明な点があればお知らせください。
⇒ Please contact me if you have any questions.
⇒ Please call me if there is anything unclear.
日本語のメールでも決まり文句ですね。
英文メールではこのように表現することになります。
もし問題がありましたらお知らせください。
⇒ Please let me know if you have any problems.
適宜、このような表現を文末に付け加えておくと丁寧ですね。
「problems」の部分を、「questions」や「queries」などに変えれば表現の幅が広がります。
良い週末をお過ごしください。
⇒ I hope you have a nice weekend.
⇒ Please enjoy your weekend.
金曜日にメールを送る場合などに使えるフレーズです。
日本のビジネスメールではあまり見掛けませんが、英文メールではそこそこ登場する表現です。
ビジネスメールで使える結びのフレーズ
最後に、メールにおける結びのフレーズです。
日本語の手紙で言えば、「敬具」や「草々」に相当する部分ですね。
一般的な結び
⇒ Regards, / Best regards,
最もよく使われる結びの一言です。
基本的にはこれだけ覚えておけば問題無いでしょう。
ややフォーマルな結び
⇒ Sincerely, / Sincerely yours,
丁寧な結びの表現です。
宛先に偉い人がいたり、非常に多くの人に対して一斉にメールを送る場合に使われることが多いかと思います。
非常にフォーマルな結び
⇒ Respectfully, / Respectfully yours,
非常に丁寧な表現で、普通は使われません。
通常のビジネスメールであれば、「Regards,」 や 「Best regards,」 で全く問題無いかと思います。
まとめ
以上、ビジネスメールに使えるフレーズ文例集でした。
是非、これらを有効活用していただければ幸いです。
ビジネスに関連する、以下の記事も是非参考にしてみてくださいね。
＞＞英語で部署名や役職・肩書きはどう表記する？名刺やメール署名の書き方
＞＞英語での電話応対はもう怖くない！必須40フレーズをまとめてみた