このページでは、受付対応に役立つ英語フレーズを紹介しています。
会社のオフィスや各種イベント、病院やホテルなど、様々な場所で英語での受付対応をしなければならない場面に遭遇するかと思います。
このページを参考に、是非事前に英語表現を予習しておいていただければと思います。
以下のページも是非どうぞ。
>>飲食店・アパレル・小売店の接客に使える英語フレーズを80個まとめてみた
ご挨拶をする
まずはお越しになったお客さんに挨拶をしましょう。
以下、よく使われる表現を列挙しましたのでご覧ください。
おはようございます。/こんにちは。/こんばんは。
⇒ Hello.
どの時間帯でも使うことができる万能な挨拶なので、迷うようであればこの表現を使っておけば問題ありません。
相手が男性なら後ろに「sir」、女性なら「ma’am」を付けると、より丁寧な印象になるかと思います。
おはようございます。/こんにちは。/こんばんは。
⇒ How are you?
このフレーズも「hello」と同じようなニュアンスで使うことができます。
カジュアルな表現と誤解されがちですが、フォーマルなシーンでも問題なく使える万能表現です。
おはようございます。
⇒ Good morning.
朝日が出てから10時頃までの挨拶に適しています。
「morning」は12時よりも前のことを指すので、正午以降に使ってしまうと違和感があるかと思います。
こんにちは。
⇒ Good afternoon.
12時から15時頃までの挨拶に適しています。
「afternoon」は日没よりも前のことを指すので、暗くなってからは使わない方が良いでしょう。
こんばんは。
⇒ Good evening.
暗くなってから夜21時頃までの挨拶に適しています。
実は日常会話ではあまり使われない表現で、かしこまったフォーマルな印象になります。
ご要件を伺う
挨拶をした後は、お客さんのご用件を伺いましょう。
どのようなご用件でしょうか?
⇒ How may I help you?
単に「May I help you?」や「Can I help you?」と言うよりも丁寧な表現です。
「may」を「can」に置き換えたり、「help」を「assist」に置き換えても問題ありません。
とてもよく使われるフレーズで、「いらっしゃいませ」と同じようなニュアンスでも用いられます。
本日はどのようなご用件でしょうか?
⇒ What can I do for you today?
少し形を変えて、このような聞き方をすることもできます。
そのまま日本語に置き換えると、「今日はあなたのために私は何をすることができますか?」となります。
お約束はございますか?
⇒ Do you have an appointment?
アポイントの有無を確認するためのフレーズです。
ちなみに「appointment」が略された「アポ」は和製英語なので、英語においては意味が通じません。
どなたとお約束されておられますか?
⇒ With whom do you have an appointment?
アポイントメントの約束相手を確認するための英語表現です。
上の文章の最初に「with whom」を付ければ、アポイントメントの相手が誰であるかを質問することができます。
お名前や会社名を確認する
ここからは受付の諸手続きに入ります。
お名前を確認したり、所定用紙に必要事項を記入していただく際のフレーズを紹介します。
あなたのお名前をお伺いできますか?
⇒ May I have your name?
お客さんのお名前を確認する際の英語表現です。
このフレーズも、後ろに「sir」や「ma’am」を付けると更に丁寧な印象になります。
あなたの会社名をお伺いできますか?
⇒ May I have your company name?
お客さんの社名を確認する際のフレーズです。
「corporate name」という表現でも問題ありません。
こちらにお名前と会社名をご記入ください。
⇒ Please write your name and company name on this sheet.
フォームに記入いただく場合にはこのようなフレーズが使えます。
ちなみに「フルネーム」は「full name」、「姓、苗字」は「last name」、「名」は「first name」と言います。
このフォームにご記入をお願いします。
⇒ Please fill out this form.
所定のフォームを使って、それ以外の情報を記入いただく際の英語表現です。
「fill in」はフォームの一部に対して記入するというニュアンスで、「fill out」は全ての項目に漏れなく記入するというニュアンスになります。
名刺をいただけますか?
⇒ May I have your business card?
イベントによっては、受付時に参加者から名刺をお渡しいただく場合があります。
なお、「名刺」は英語では「business card」と言います。
チケットや参加証をご提示いただく
チケットや入場許可証、身分証明書などを見せていただく必要がある場合は、以下の英語表現が便利かと思います。
チケットをご提示ください。
⇒ Please show me your ticket.
チケットを提示していただく際の基本的なフレーズです。
相手が提示する場合は、「show」という動詞を使うことになります。
入場許可証をお見せいただけますか?
⇒ May I see your admission pass?
上のフレーズよりも丁寧な印象になります。
自分が見る場合は、「see」という動詞を使うことになります。
身分証明書をお見せいただけますか?
⇒ May I check your ID?
パスポートや免許証などの身分証明書のことは「ID」と言い、「Identity Document」や「Identification」の略です。
自分が見る場合は、「check」という動詞を使うこともできます。
入館証や名札をお渡しする
建物によっては入館証や名札、セキュリティカードなどをお渡しする必要があります。
返却していただくようにお願いするためのフレーズもあわせて見ていきましょう。
こちらがあなたの訪問者カードです。
⇒ Here is your visitor card.
カード類をお渡しする際の表現です。
「Here is ~.」は「~をどうぞ。」という意味になります。
こちらの名札をお付けください。
⇒ Please put on this name tag.
カードや名札を身に付けていただく場合は「put on ~」という表現を使うことができます。
また、「名札」は英語では「name tag」と言います。
お帰りの際はカードのご返却をお願いします。
⇒ Please return this card when you leave here.
カードを返却していただくように事前にお願いしておくためのフレーズです。
「お帰りの際」は、「when you leave here」という表現が便利です。
お待ちいただく
お客さんにしばらくお待ちいただく際の英語表現です。
並んで待っていただいたり、座って待っていただいたりと、様々なパターンを言えるようになっておくと役に立つかと思います。
しばらくお待ちください。
⇒ Please wait for a moment.
相手をお待たせする際の基本表現です。
「Just a moment, please.」という表現も可能なので、出来れば両方とも覚えておきましょう。
お座りになってしばらくお待ちください。
⇒ Please have a seat and wait for a moment.
座っていただく際は「have a seat」という表現がベターです。
「sit down」がまず頭に浮かぶかもしれませんが、こちらは家族や友人に対して使う比較的カジュアルな表現です。
こちらの列に並んでお待ちください。
⇒ Please wait in this line.
行列に並んでお待ちいただく際に使えるフレーズです。
「待機列」という意味の「queue」を使って、「Please wait in this queue.」と言うこともできます。
お待たせして申し訳ございません。
⇒ I am sorry to keep you waiting.
このような一言を添えることができればお客さんからも好印象かと思います。
ちなみに「お待たせしました」は完了形を使って「I am sorry to have kept you waiting.」となります。
お待ちいただきありがとうございます。
⇒ Thank you for your patience.
もうひとつ、「thank you」を使ったポジティブな表現も紹介します。
「patience」は「我慢、忍耐」という意味の名詞です。
場所をご案内する
受付対応においては、道案内や部屋の案内をすることも多々あるかと思います。
次は、このように場所を示す際に役立つフレーズを紹介していきます。
10階へお上がりください。
⇒ Please go to the 10th floor.
「階」は「floor」という英単語で表現することができます。
「10th」は序数なので、頭には「the」を付けます。
エレベーターはあちらです。
⇒ The elevator is over there.
「あちらです。」は「~ is over there.」となります。
その他、「You can find the elevator over there.」と表現することもできます。
トイレは会議室の前にあります。
⇒ The restroom is in front of the conference room.
「トイレ」は「toilet」や「washroom」、「bathroom」と表現することもあります。
また、「~の前」は「in front of ~」、「~の隣」は「next to ~」、「~の外」は「outside ~」となります。
まっすぐ進み、自動販売機を左に曲がってください。
⇒ Please go straight this way and turn left at vending machine.
道案内の際に便利なフレーズです。
左へ曲がる場合は「turn left」、右へ曲がる場合は「turn right」となります。
私が応接室までご案内します。
⇒ I will take you to the reception room.
お客さんを目的地へ連れていく場合は「I will take you to ~.」というフレーズが便利です。
広い部屋の中で席にご案内する場合など、目的地が近い場合は「show」を使って「I will show you to your table.」のように表現することもできます。
受付対応に役立つその他の英語表現
最後に、その他の役立つ英語表現を紹介します。
英語が聞き取れないことは誰にでもあることですが、「聞き取れなかったのでもう一度言ってほしい」ということを伝えることができなければコミュニケーションが成立しません。
最低限、お客さんが仰ったことを聞き返すためのフレーズは覚えておくようにしましょう。
もう一度お話しいただけますか?
⇒ Could you say that again, please?
「that」は、ここでは「あなたの言ったこと」を意味します。
単に「What’s that?」という表現だけではカジュアルになってしまうので、「could you」や「would you」を活用しましょう。
もっとゆっくりお話しいただけますか?
⇒ Could you speak more slowly, please?
もう少しスピードを落として話していただくように依頼するための英語表現です。
このフレーズも、覚えておくとなかなか重宝するかと思います。
お話しいただいたことを書いていただけますか?
⇒ Could you write what you just said, please?
聞いても理解できない場合、紙に書いていただくといった方法もあります。
もっと簡単に、「Could you write it down, please?」でも大丈夫です。
英語が話せる者に代わります。
⇒ I will get someone who speaks English.
他の担当者に代わってもらうというのも選択肢のひとつですね。
無言で代わるのは失礼にあたるので、このように一言掛けられると良いかと思います。
何かお飲み物はいかがですか?
⇒ Would you like something to drink?
お客さんに飲み物をお勧めする際の英語表現です。
飲み物の選択肢が無い場合は、「Would you like some coffee?」のようになります。
ご自由にお飲みください。
⇒ Please feel free to drink something.
ウォーターサーバーや給茶機が備え付けられており、ご自由に飲んでいただける場合にはこのようなフレーズが便利です。
「Please feel free to ~」で、「自由に~する」という表現になります。
まとめ
以上、受付対応に役立つ英語フレーズを紹介してきましたが、いかがでしたか?
このページが皆さんの参考になれば幸いです。
以下のページも是非どうぞ。
>>英語を活かせる仕事・職種一覧まとめ(必要なTOEICスコア別)